ACHATS

ACHATS 2018-04-26T19:07:04+00:00

Audit et Réduction des Frais Bancaires

Nous examinons l’ensemble des frais, commissions, intérêts, agios et services que vous facture votre banque pour rechercher les éventuelles erreurs de dates de valeurs, de taux de commission et d’intérêts, de frais et de délais d’exécution, par rapport aux conventions existantes. Dans un second temps nous renégocions les conditions sur les opérations confiées et sur les lignes de crédits consentis. Enfin nous formulons des recommandations sur la gestion de la trésorerie courante de l’entreprise.

Entreprise de Post-production Cinématographique

Chiffre d’affaires ~ 40 millions d’Euros ;

Mission :

Renégociation des conditions d’arrêtés des comptes bancaires et de mobilisation des créances sur les clients ;

Economie réalisées : 70 000 € / an.

Entreprise de génie climatique (installation et maintenance)

Chiffre d’affaires ~ 100 millions d’Euros

Mission :

Renégociation des conditions d’arrêtés des comptes bancaires et des tarifs des frais et commissions sur opérations ;

réorganisation de la gestion centralisée de la trésorerie entre les 5 directions régionales ;

Economie réalisée : 100 000 € / an.

Entreprise de Transports

Chiffre d’affaires ~ 13 millions d’Euros ;

Mission :

Renégociation des conditions d’arrêtés des comptes bancaires et du contrat d’affacturage ;

Economies réalisées : 20 000 € / an.

Audit et réduction des coûts de nettoyage

Depuis plusieurs années, les donneurs d’ordres ont compris qu’il était préférable d’acheter des contrats de résultats, plutôt que des contrats de moyens. En effet les moyens n’ont jamais été garants de la qualité. Si pour réaliser une prestation, vous avez un effectif de 10 personnes peu vaillantes ou une équipe de 5 personnes performantes et motivées, le résultat en termes de qualité sera très proche et pourtant votre facture sera du simple au double

La logique vous conduit naturellement à choisir un contrat de résultats. Les contrats de résultats s’appliquent parfaitement aux prestations de nettoyage industriel. Les contrats de services, (obligations de résultats avec engagements de moyens), s’adressent plus particulièrement au gardiennage, au multiservice et au multitechnique. De nombreux clients se sont arrêtés au contrat de services, ne sachant pas factualiser le cahier des charges de résultats et préférant comparer les moyens pour choisir le prestataire.

Il s’agit rarement d’une démarche volontaire, mais bien souvent d’une problématique non résolue, ou d’un état d’esprit ou d’habitudes.

Des questions qui se posent alors :

Comment écrire correctement le contrat et son cahier des charges sous forme de résultats, c’est-à-dire de manière indiscutable, avec des outils de mesure simples.
Comment concevoir un Process qualité pertinent, comportant des contrôles qualité simples et peu gourmands en termes de temps à y consacrer.
Comment analyser les offres des prestataires lors d’une consultation basée sur les résultats. Autant de questions auxquelles nous vous apportons une réponse, efficace et fiable, validée par plus de 150 M€ de budget audité.

Audit et réduction des coûts d’assurance

L’assurance de dommages peut-elle faire l’objet d’une démarche de recherche d’économies ? A cette question nous répondons clairement OUI, dans la mesure où, au préalable à cette économie, une étude des risques est effectuée dans l’entreprise. En effet, une étude préalable de l’existant est indispensable tant sur le plan des risques à garantir que sur le plan des contrats existants.

FAIRCOST associe le savoir-faire d’un spécialiste du droit de l’assurance et de la maîtrise des coûts à celui d’un spécialiste de l’étude des risques et des assurances.

Réduction des coûts d’assurance et amélioration des garanties
L’assurance de dommages peut-elle faire l’objet d’une démarche de recherche d’économies ? A cette question nous répondons clairement OUI, dans la mesure où, au préalable à cette économie, une étude des risques est effectuée dans l’entreprise. En effet, une étude préalable de l’existant est indispensable tant sur le plan des risques à garantir que sur le plan des contrats existants.

METHODOLOGIE

1°) Le client signe avec FAIRCOST un contrat d’audit définissant le périmètre d’intervention et les modalités de rémunération.

2°) L’expert FAIRCOST en relation avec le signataire collecte les pièces nécessaires à une première estimation des possibilités d’économie.

3°) Si une économie parait possible, l’expert en étude des risques, se rend dans les locaux du client pour étudier et définir les risques en mesurant leur adéquation avec les contrats en place.

4°) Deux appels d’offres sont lancés :

-Un à iso périmètre et iso garanties pour mesurer l’économie
-Un correspondant, le cas échéant, à l’analyse des risques et aux garanties paraissant nécessaires.
5°) Le client se positionne sur l’offre qu’il souhaite retenir au moyen d’un document d’acceptation de l’offre.

6°) L’offre retenue sera mise en place, soit via le prestataire existant, soit via le prestataire présenté par FAIRCOST.

7°) Dans ce dernier cas, le prestataire présenté par FAIRCOST, assurera le suivi et la gestion du dossier au jour le jour.

Quelques témoignages à votre disposition sur demande :

•Société de service informatique (renégociation RC).
•Société de fabrication de moules (métallurgie) (renégociation de l’ensemble des contrats).
•Etablissement hospitalier (renégociation de l’ensemble des contrats)
•Association de réinsertion par le logement (renégociation de l’ensemble des contrats)
Etc…

Audit et réduction des coûts des énergies

Nous avons la prétention de réunir les compétences nécessaires pour répondre à l’exhaustivité des situations possibles en terme de réduction de la consommation d’énergie, ainsi qu’en terme de problématiques environnementales. Notre équipe, très soudée, échange entre elle en permanence les informations techniques sur l’ensemble des projets en cours. Ce qui permet à tout un chacun d’améliorer sa connaissance des domaines connexes. Ainsi chaque membre de l’équipe est en même temps très spécialisé, mais est aussi capable de dresser un état des lieux succinct soit énergétique soit environnemental. Parallèlement des ‘universités du soir’ ont été mises en place, et permettent à chacun de renforcer ses connaissances techniques.

Nous assistons les professionnels en charge de l’achat et la gestion des Energies consommées au sein de l’entreprise, notamment pour le Gaz et l’Electricité.

En effet il devient de plus en plus difficile de se retrouver dans une jungle tarifaire positionnée dans un environnement règlementaire de plus en plus difficile à déchiffrer.
C’est pourquoi nous mettons à disposition ses ressources, tant humaines que logicielles, pour vous aider à mieux comprendre le marché, à mieux négocier auprès de vos fournisseurs, à constituer un dossier d’Appel d’Offres et à son dépouillement.

Les questions que peuvent se poser un acheteur sont les suivantes :

Puis-je accéder au tarif TARTAM, est -ce intéressant ?
Comment et quand puis je profiter du marché libéralisé?
A quel prix correspond mon tarif de consommation dans un marché libre?
Comment comparer les offres? avec quels critères?
Comment change t on de fournisseur? Devrai je payer le transport? A qui?
Comment être sûr que je serai bien livré avec mon nouveau fournisseur?
Aurai-je des interruptions de services?
Comment rompre mon contrat avec mon fournisseur actuel?
Quelle durée dois je choisir pour mon contrat? A t elle un impact sur le prix?
Puis je prévoir l’évolution des tendances? Puis-je accéder à Powernext? à quelles conditions ?
Puis je utiliser des produits dérivés pour me couvrir?

Comment nous vous aidons à mieux acheter :

Notre métier : vous accompagner dans la réduction de votre facture énergétique via 3 leviers d’actions :

La formation à l’achat
La (re) négociation de vos contrats gaz et électricité;
L’optimisation tarifaire (adéquation puissance souscrite et option tarifaire)

Nous avons à coeur de transmettre notre savoir. Les consultants dédiés à l’assistance à l’Achat sont ainsi formés pour dispenser des formations ‘à la carte’. Non seulement ils peuvent vous aider à mieux acheter, mais aussi ils délivrent toutes les clés permettant de s’affranchir de la complexité de ce marché.

Notre connaissance du marché, de ses acteurs, et des technologies nous permet de vous offrir une approche personnalisée et à 360° de votre problématique énergétique.

Contrôle facture

Ayant été amené à effectuer nombre diagnostics énergétique, nous nous sommes également intéressés non seulement aux contrôle des volumes de consommation, mais aussi aux aspects valorisation de la consommation.

Ainsi ont été relevées nombres d’erreurs de facturation de la part des différents fournisseurs  en énergie.

Nous nous ainsi fait une spécialité de vérifier de manière très approfondie le contenu des factures du Client.

La mission consiste alors à partir des courbes de charges – les points 10 minutes -, et à reconstituer la facture en fonction des conditions tarifaires du contrat souscrit.

L’exercice devient fort complexe lorsqu’un changement de conditions tarifaires a été opéré dans la période examinée.

C’est alors que parfois des erreurs sont relevées.

Pour améliorer la fiabilité des contrôles, nous avons mis au point un moteur de contrôle prenant en compte tous les paramètres (très nombreux) qui modulent la facture : énergie réactive, points 10 minutes, calcul de la prime fixe, fiscalité spécifique, etc…)

Le contrôle des factures d’énergie

Nous avons de solides compétences pour examiner de manière approfondies les points suivant figurant sur les factures:

L’adéquation entre les volumes (contrôlés à la source : les compteurs) et leurs valorisations fonction des options tarifaires souscrites
La vérification du montant de la prime fixe
La vérification de la facturation de l’énergie réactive
La vérification des taxes afférentes à l’acheminement des fluides (eau, gaz et électricité)
La vérifications des rétrocessions obligatoires (typiques dans le cadre d’un contrat TARTAM)

L’équipe mise à votre service est issue soit du monde de l’énergie, soit du monde de l’informatique, avec une expertise soit technique, soit ‘marché’.

Notre connaissance des acteurs du marché et des technologies nous permet de vous offrir une approche personnalisée et à 360° de votre problématique énergétique.

Réduction des coûts d’emballage

Notre objectif est de tendre vers les meilleurs prix de marché et de les mettre en œuvre ensemble dans votre entreprise. La quasi-totalité des audits ont permis à nos clients de réaliser d’importantes économies. Les outils de suivie des achats mis en place permettent de maintenir les niveaux d’économies obtenues année après année.

Notre objectif est de tendre vers les meilleurs prix de marché et de les mettre en œuvre ensemble dans votre entreprise.

La quasi-totalité des audits ont permis à nos clients de réaliser d’importantes économies. Les outils de suivie des achats mis en place  permettent de maintenir les niveaux d’économies obtenues année après année. »

Déroulement d’une mission :

Entretiens avec le dirigeant, l’acheteur et les utilisateurs des emballages
Collecte de données : factures, contrats, cahiers de charges existant
Audit des emballages sur site
Réalisation du référentiel prix et des cahiers des charges
Appel d’offre intégrant vos fournisseurs
Sélection conjointe des meilleures solutions
Assistance pour la mise en place des solutions retenues
Accompagnement pour assurer la pérennité des solutions

Vous allez améliorer :

La maîtrise de vos achats d’emballages
La connaissance du marché
Votre rentabilité
Illustration

Un fabricant de plats cuisinés en marque distributeur a abaissé ses prix d’achats d’emballages de 12 %. Les emballages représentant 30 % du coût de production, la rentabilité globale de l’entreprise s’est améliorée de plus de 3 % grâce à notre intervention.

BUSINESS CASE

Une entreprise de V.A.D. économise 20 % sur ses coûts d’emballages

En début de mission la Direction Générale du groupe estimait que quelques % d’économie étaient réalisables sur une partie du poste Emballage.

Des opérations de réductions de coûts avaient déjà été réalisées avec succès dans cette entreprise en croissance.

Nous avons été choisis pour notre compétence dans le domaine des emballages et notre capacité à travailler en étroite collaboration avec leurs équipes. L’objectif sous jacent à ce dernier point était le transfert de compétences.

Une analyse de la situation nous a permis de convaincre les différents acteurs de l’entreprise que toutes les catégories d’emballages avaient un potentiel d’économie.

Les différentes catégories d’emballages sont les cartons (export, transit, B to C, calage, intercalaires…) imprimés ou non, les sachets, les sacs imprimés, les sacs de livraisons, les krafts, les films, les adhésifs …

4 sites du groupe et 4 équipes différentes étaient concernés par cette optimisation des emballages.

Une centaine de fournisseurs (France, Europe, Asie) ont été retenus pour répondre aux différents appels d’offres, dont les fournisseurs en place.

L’analyse des différentes offres, tant en terme de prix que de respect des cahiers des charges a permis de retenir un nombre de fournisseurs en adéquation avec la stratégie achat de l’entreprise.

Le nombre de fournisseurs multi sites a été augmenté et a généré des gains grâce à la massification et la standardisation.

Toutes les catégories d’emballages sans exception ont générés des économies. Et au global le gain, après notre intervention, fut de 20 % soit 700 K€.

3 points annexes sont ressortis de notre étude :

1) La veille juridique s’est améliorée.

2) Les axes d’amélioration dans le développement durable se sont clarifiés.

3) Le principe d’amélioration continue a été intégré par les acheteurs.

En conclusion, l’économie générée est bien supérieure à celle attendue par les dirigeants. Et, de par les bonnes relations que nous avons établie, nous avons constaté que les économies sont pérennes.

Réduction des coûts de fournitures et consommables

Economiser de 10 à 40% sur vos dépenses en fournitures de bureau et travaux d’impression est possible. Par son approche benchmark et organisationnelle, par sa méthode d’analyse des consommations ligne à ligne, et par sa base de données constituée depuis 10 ans, notre Expert optimise vos achats en fournitures en obtenant de meilleures conditions tarifaires, sans altérer la qualité des articles utilisés, tout en respectant vos habitudes et exigences de livraison et de facturation.

Les offres des fournisseurs sont difficilement comparables : il existe plus de 10.000 références par fournisseur, des marques distributeurs, des conditionnements avec des quantités imposées, des grilles tarifaires différentes en fonction des volumes, avec des remises importantes qui donnent souvent l’impression d’avoir acheté au mieux.

Notre Expert optimise les fournitures de bureau, le papier, les consommables informatiques, les travaux d’impression.

Un pré-audit va permettre de détecter par une approche benchmark la possibilité ou non de réaliser des économies.

Grâce à une analyse qualitative et quantitative de vos consommations sur un an, la création d’un catalogue restreint spécifique le cas échéant (électronique ou papier), et la recherche des meilleurs tarifs par appel d’offre, notre Expert obtient un taux de réussite de 95% sur les dossiers étudiés, mono-sites ou multi-sites.

Audit et réduction des coûts de téléphone

Les prix baissent mais le budget en téléphonie augmente ! Des économies de l’ordre de 10 à 40%, voire plus …sont possibles : à partir d’un bilan des dépenses en téléphonie, notre Expert-partenaire décèle les possibilités d’économies à réaliser, et propose des solutions simples et adaptées à votre entreprise, afin de réduire, pour le futur, le coût de votre budget en téléphonie professionnelle.

Avec un panel d’offres de nouvelles technologies et de prix toujours plus « avantageux » des opérateurs qui se disputent le marché, il est difficile de s’y reconnaître dans la jungle des propositions qui ne sont pas toujours très claires et souvent « incomparables » comme peuvent l’être des contrats d’assurance.

Il devient nécessaire de gérer la concurrence dans le domaine des télécommunications, en s’appuyant sur un Expert.

Nos offres contractuelles sont-elles adaptées à notre activité ?

A-t-on négocié les meilleurs prix du marché ? Ou se situe le benchmark ?

Peut-on résilier tel contrat ? Dans quelles conditions, et sans pénalités ?

Le forfait sur nos portables est-il la meilleure solution ? L’appel est-il toujours facturé à la seconde ou existe-il un minimum de facturation ? Comment choisir un portable résistant pour nos itinérants ?

Le PABX est-il correctement dimensionné ? Les lignes datas sont-elles bien dimensionnées ?

Pour réduire votre budget et appréhender votre stratégie en téléphonie, notre Expert étudie vos télécommunications, avec :

Une connaissance et une veille permanente de l’éventail complet du marché, de ses acteurs, des possibilités aussi bien techniques que tarifaires.

Une expérience de 10 ans acquise auprès des entreprises, avec 20.000 lignes téléphoniques analysées.
Une méthodologie unique, avec 10 à 40% d’économie sur le poste de télécommunication.
Une totale indépendance vis à vis de tous les acteurs de ce marché.
Nos interventions d’optimisation portent sur les domaines suivants :

les parcs de téléphones mobiles
La téléphonie mobile classique,
Les offres de convergences multi supports,
La téléphonie mobile comme outil de travail,
les parcs de téléphonie filaire
Entreprises mono site ou multi sites, en France et à l’étranger
Equipements PABX analogique, numérique, DECT
Transfert de voix, données, images (étude des offres, achat de volumes, location de capacités, de bandes passantes)
les nouvelles méthodes de communication
Les offres concurrentielles à l’opérateur historique,
Internet Téléconférence et visioconférence,
Intérêts et opportunités des offres IP,
L’analyse des conditions contractuelles, la vérification des factures des prestataires, les validations techniques et l’étude de convergence des parties filaires, DATA et mobiles aboutit à une économie substantielle, dans 85% de nos audits.